Când are nevoie o companie de software personalizat?.

La început, multe companii își pot organiza activitatea folosind Excel, Google Sheets, email, aplicații SaaS sau diferite programe standard. Este o abordare normală și, în multe situații, suficientă.

Problemele apar atunci când afacerea evoluează, numărul de clienți crește, echipa devine mai mare, iar procesele interne devin mai complexe.

Un angajat introduce informația într-un tabel. Altul o copiază într-un program contabil. Managerul solicită un raport separat. Clientul trimite documentele prin email. Pentru verificarea unei informații trebuie consultate trei sisteme diferite.

Fiecare instrument funcționează, dar sistemul în ansamblu începe să funcționeze ineficient.

În această etapă, dezvoltarea unei soluții software personalizate poate deveni justificată.

Prin serviciul nostru de soluții software, dezvoltăm aplicații și platforme web adaptate proceselor concrete ale unei companii, inclusiv sisteme interne, CRM-uri, portaluri, automatizări și integrări cu servicii externe.

Dar când merită cu adevărat investiția într-o asemenea soluție?

Excel este un instrument extrem de util. Problema nu este utilizarea lui, ci momentul în care un proces important al companiei ajunge să depindă de zeci de fișiere. Pot apărea situații precum:

• mai multe versiuni ale aceluiași tabel;

• informații introduse manual de mai multe ori;

• dificultăți în identificarea ultimei versiuni;

• formule modificate accidental;

• lipsa unui istoric clar al operațiunilor;

• acces dificil pentru mai mulți angajați;

• rapoarte care trebuie pregătite manual.

La un anumit volum de informație, tabelul nu mai este doar un instrument de lucru. Devine, practic, o bază de date improvizată. O aplicație web personalizată poate muta informația într-un sistem centralizat, cu utilizatori, roluri, filtre, căutare, istoric, validări și rapoarte. Angajații lucrează astfel cu aceeași informație, în același sistem.

Să presupunem că o companie primește o comandă. Datele clientului sunt introduse în sistemul de vânzări. Ulterior, cineva introduce aceleași informații în programul contabil. O altă persoană completează documentele pentru livrare. Managerul actualizează separat un tabel pentru raportare. Același proces generează mai multe operațiuni manuale. Pe lângă timpul consumat, fiecare reintroducere a informației creează posibilitatea unei erori.

Prin integrări API și automatizări, sistemele pot comunica între ele. De exemplu: Comandă → sistem intern → contabilitate → livrare → actualizare status → raportare

nu trebuie să însemne neapărat cinci operațiuni manuale diferite. Una dintre valorile importante ale dezvoltării software nu este doar crearea unui program nou, ci conectarea instrumentelor pe care compania deja le utilizează.

Orice software standard este construit pentru a rezolva nevoile unui număr mare de utilizatori. Acesta este și principalul său avantaj: poate fi implementat rapid și, de regulă, costă mai puțin decât dezvoltarea unei soluții de la zero. Dar există și o limită. Compania poate avea un proces propriu de aprobare, o structură specifică a clienților, reguli individuale de tarifare, diferite niveluri de acces sau o logică operațională pe care soluția standard nu o permite.

Încep atunci compromisurile:

• „Nu putem face exact așa, pentru că programul nu permite.”

• „Trebuie să exportăm în Excel.”

• „Această etapă o gestionăm manual.”

• „Pentru departamentul acesta avem alt program.”

Dacă asemenea situații devin frecvente, poate fi un semn că afacerea a depășit soluția standard. În cazul unui software personalizat, logica aplicației poate fi construită în jurul procesului companiei, nu invers.

Un proces repetitiv nu trebuie automatizat doar pentru că este repetitiv. Dar dacă aceeași operațiune este efectuată de zeci sau sute de ori, timpul acumulat poate deveni semnificativ.

Exemplele pot include:

• introducerea și verificarea datelor;

• generarea documentelor;

• schimbarea statusurilor;

• notificarea angajaților;

• transmiterea informațiilor între departamente;

• calcularea unor valori;

• pregătirea rapoartelor;

• verificarea termenelor;

• trimiterea anumitor notificări către clienți.

Un sistem bine proiectat poate automatiza o parte dintre aceste operațiuni și poate păstra intervenția umană acolo unde este necesară. Scopul nu este automatizarea cu orice preț. Scopul este eliminarea muncii repetitive care nu aduce valoare și reducerea riscului de eroare.

• „Câte solicitări avem în lucru?”

• „Care este valoarea comenzilor din această lună?”

• „Câte contracte urmează să expire?”

• „Ce angajat gestionează cazul respectiv?”

• „Care este situația pentru fiecare filială?”

Dacă răspunsul la o întrebare simplă necesită telefoane către mai multe persoane, centralizarea unor tabele și pregătirea manuală a unui raport, există o problemă de acces la informație. O platformă software poate centraliza datele și oferi dashboard-uri și rapoarte în funcție de necesitățile companiei. Managerul nu trebuie neapărat să primească „mai multe date”. Trebuie să primească informația relevantă, într-o formă ușor de utilizat pentru luarea deciziilor.

Software-ul personalizat nu este destinat doar angajaților. Uneori compania are nevoie de un portal prin care clienții sau partenerii să poată:

• consulta informații;

• transmite documente;

• verifica statusul unei solicitări;

• descărca facturi sau contracte;

• transmite date;

• face programări;

• comunica cu compania;

• accesa servicii online.

În loc ca fiecare solicitare să treacă prin telefon sau email, anumite operațiuni pot fi oferite direct printr-un cabinet personal sau portal web. Pentru utilizator, procesul devine mai rapid. Pentru companie, volumul operațiunilor manuale poate scădea. În funcție de proiect, un asemenea sistem poate funcționa separat sau poate fi conectat cu website-ul companiei. Dacă proiectul necesită și o prezență publică nouă, aceasta poate fi dezvoltată în paralel prin serviciul nostru de ⁠creare site-uri.

Un proces care funcționează pentru 100 de clienți nu funcționează neapărat la fel de bine pentru 10.000. Același lucru este valabil pentru numărul de angajați, produse, documente, comenzi sau operațiuni.

Pe măsură ce compania crește, pot apărea:

• probleme de performanță;

• limitări ale numărului de utilizatori;

• lipsa unor niveluri clare de acces;

• dificultăți în gestionarea unui volum mare de date;

• imposibilitatea integrării unor servicii noi;

• costuri tot mai mari pentru soluțiile existente.

Software-ul personalizat poate fi proiectat ținând cont de dezvoltarea ulterioară. Aceasta nu înseamnă că trebuie construite de la început toate funcționalitățile imaginabile. Dimpotrivă. De multe ori este mai eficient să dezvoltăm incremental: începem cu modulele esențiale, validăm sistemul în utilizarea reală și îl extindem pe măsură ce apar necesități concrete.

Nu orice companie are nevoie de dezvoltare custom. Dacă există deja pe piață o soluție care acoperă foarte bine procesele afacerii, implementarea acesteia poate fi mai rapidă și mai rentabilă. Software-ul personalizat începe să devină interesant atunci când diferența dintre cum funcționează afacerea și ce permite software-ul existent devine suficient de mare.

Decizia poate fi privită astfel:

Soluție standard — compania adaptează o parte dintre procese la software.

Software personalizat — software-ul este proiectat în jurul proceselor companiei.

În multe proiecte există și o variantă hibridă: păstrăm sistemele existente care funcționează bine și dezvoltăm o aplicație care completează, centralizează sau conectează aceste sisteme.

Nu există o structură universală. În funcție de companie, proiectul poate fi un:

CRM personalizat, sistem de management intern, portal pentru clienți, cabinet personal, sistem de programări, platformă de documente, sistem de evidență, aplicație pentru angajați, platformă B2B, sistem de raportare sau o combinație dintre acestea. Pot fi dezvoltate și integrări cu sisteme externe prin API, servicii de plăți, contabilitate, servicii de notificare sau alte platforme utilizate în companie. Tocmai de aceea, un proiect software ar trebui să înceapă cu analiza proceselor și nu cu alegerea tehnologiei.

Primul pas nu este programarea. Înainte de dezvoltare trebuie înțeles: cum funcționează procesul actual → unde apar problemele → cine va utiliza sistemul → ce date sunt necesare → ce trebuie automatizat → cu ce sisteme trebuie să comunice aplicația. Pe această bază poate fi definită arhitectura funcțională și poate fi stabilit ce trebuie inclus în prima versiune.

Pentru proiectele complexe, această etapă reduce riscul de a dezvolta funcționalități care ulterior nu sunt utilizate. Ulterior urmează proiectarea interfeței, dezvoltarea, integrarea, testarea, implementarea și îmbunătățirea sistemului pe baza utilizării reale.

După lansare, o soluție importantă pentru activitatea companiei trebuie și monitorizată, actualizată și întreținută. Pentru aceasta pot fi necesare servicii de  ⁠administrare web și o infrastructură de hosting adaptată cerințelor aplicației.

Nu există un preț universal pentru o aplicație custom. Costul depinde de complexitatea proceselor, numărul de module, tipurile de utilizatori, integrările externe, volumul de date, cerințele de securitate, design și infrastructură. Un sistem intern relativ simplu și o platformă utilizată de mii de clienți sunt două proiecte complet diferite. De aceea, estimarea realistă trebuie făcută după definirea cerințelor.

În unele situații, poate fi utilă dezvoltarea unui MVP — o primă versiune care include funcționalitățile esențiale și permite validarea soluției înainte de extindere.

Dezvoltarea custom nu ar trebui făcută doar pentru că tehnologia este interesantă. Trebuie să existe un motiv de business. Poate fi reducerea timpului necesar unei operațiuni, eliminarea introducerii repetitive a datelor, centralizarea informației, reducerea erorilor, îmbunătățirea serviciului oferit clienților sau posibilitatea de a gestiona un volum mai mare de activitate. Atunci când problema este bine definită, tehnologia devine instrumentul prin care o rezolvăm.